【例文つき】派遣会社へのメールの書き方と送信&返信マナー

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派遣会社とのメールでのやり取りで、

「どう書いたらいいのかわからない」

と悩んでしまう場面は多いと思います。

短い言葉やスタンプのみで成り立つLINE(ライン)と違い、メールは「きちんとした文章で書かなければいけない」というプレッシャーを感じてしまうからではないでしょうか。

派遣会社とのメールは、いわゆるビジネスメールです。

そのため、友だちへのメールと同じノリで書いてしまうと、不快に思われたり、「常識がなさそう」と思われたりするリスクがあります。

でも心配はいりません。

派遣会社とのやり取りはパターンがあるため、メールの基本とテンプレートを知っておけば十分対応できるからです。

当記事では、派遣会社とのやりとりでよく使うメールの書き方を「例文つき」で解説していきます。

ぜひ、ブックマークしてご活用ください。

【基本編】派遣会社へのメールの書き方

まずは、基本メールの書き方から見てきましょう。

どんな内容のメールでも基本は同じ。ポイントは「件名」「宛名」「最初のあいさつ」「要件」「〆のあいさつ」の5つです。

LINE(ライン)と比べて面倒に感じるかもしれませんが、決まりきったテンプレなので覚えてしまいましょう。

派遣会社へのメール文 基本

1.件名はメールの内容を一言にまとめて書く

件名は、メールの内容を一言で表したものにします。

件名を見ただけでメールの内容がわかるようにするためです。

たとえば、「◯社との面談日について」「掲載求人への応募希望」といった感じです。

派遣会社からのメールに返信する場合は、返信メールを作成する際に出る「Re:〇〇」をそのまま使います。

そのまま使用することで、「何についての返信なのか?」ひと目でわかるためです。

そのまま使うのは失礼かな…などと考え、わざわざタイトルを変える必要はありません。

2.宛名は「派遣会社名」+「担当者名」

宛名は、上に「派遣会社名」、その下に「担当者の名前」をフルネームで書きます。

担当者のフルネームが分からなければ「名字のみ」、名字もわからない場合や担当者がいない場合は、「ご担当者様」でOKです。

派遣会社名と担当者名の両方を記載するときは、派遣会社名に「御中」「様」などをつける必要はありません。

派遣会社へのメール 宛名

3.あいさつは定型文で

派遣会社へのあいさつは、「いつもお世話になっております」が一般的。

本当にいつもお世話になっていなかったとしても、あいさつはこの定型文でOKです。

あいさつに加えて、派遣スタッフの◯◯です。とフルネームで名乗りましょう。

メールの一番下に「署名」を入れる場合でも、最初に名乗った方が親切です。

誰からのメールかを分かった上で読む方が、メールの内容が頭に入ってくるからです。

4.要件は簡潔に

要件は、まず先に結論を書き、そのあとに詳細を書くようにしましょう。

件名と同様、何についてのメールなのかを相手にすばやく伝えるためです。

「何が言いたいのかよくわからない」「細部までじっくり読まないと要件が伝わらない」メールは、相手に時間を取らせてしまうので避けましょう。

5.最後はあいさつで〆る

メールの本文(要件)を入れたら、最後は〆のあいさつで締めくくります。

あいさつは以下の2パターンで、大抵のメールは乗り切れます。

  1. お手数をおかけしますが、よろしくお願い致します。
  2. 引き続き(今後とも)、よろしくお願い致します。

1は、何かお願いごとをしたときや、何かをしてもらうとき、2はいつでも無難に使える便利な言い回しです。

メールの内容に合わせて使い分けましょう。

派遣を辞めるときはメールで伝えてもいいの?

  • 今の派遣先では契約更新したくない
  • 契約の途中だけれども、どうしても辞めたい

そんなとき、退職の意思をメールで伝えていいのか、直接会って伝えた方がいいのか悩む人も多いと思います。

結論から言えば、退職の意思はメールで伝えても構いません。

直接雇用の場合、退職をメールで伝えるのは非常識と思われますが、派遣は契約期間ありきの雇用形態であり、ある意味ドライな関係だからです。

ただし、メールで退職を伝える際は2つ注意点があります。

1.一方的なメールはNG

「契約途中」での退職の場合、あなたからの一方的なメールで辞めるのはNGです。

たとえば、以下のようなメールです。

「人間関係がつらいので今日で辞めます。お世話になりました。」

「ちゃんと辞めることは伝えたからいいでしょ?」と思う人もいるかもしれませんが、そういうわけにはいきません。

契約期間を満了すれば、更新するかしないかは自由ですが、契約期間の途中で辞める場合には、正当な理由が必要だからです。

あなたの辞めたいというメールに対し、派遣会社からの返信で了承をもらうか、または電話や面談できちんと話し合ってからにしましょう。

2.退職したいことを最初に伝えるのは「派遣会社の担当者」

退職の意思は、まずは「派遣会社の担当者」に伝えましょう。

派遣スタッフの雇用主は、実際に勤務している企業ではなく「派遣会社(派遣元)」だからです。

派遣先には派遣会社のほうから伝えてくれるので、自分から退職する旨を伝える必要はありませんが、長い期間働いていたり、職場の人との関係が深い場合は、口頭で「◯月◯日付けで契約終了となりました」と伝えましょう。

ただし、派遣先に自分の口から伝えるタイミングは、派遣会社に相談しましょう。

退職を伝える順番

1.派遣会社(派遣元)
2.派遣先(実際に勤務している会社)

具体的な退職メールの書き方は、次の章の具体例(ケース4、ケース5)で紹介していきます。

【例文つき】派遣会社への断り方をケース別に紹介

メールのなかでも最も悩んだり気を使ったりするのが、何かを断るときのメールではないでしょうか。

誰でもネガティブな内容は伝えにくいです。また、相手への気遣いの気持ちがある人ほど、「この文面で感じ悪くないかな?」「気を悪くしないかな?」などと考えがちです。

しかし相手に気を使うあまり、曖昧な言い方をしては伝わりませんし、ましてや気まずいからといってスルーしたりフェードアウトしてはいけません。

この章では、派遣会社に対して5つの断りメールをケース別に「例文つき」で紹介していきます。

  1. 派遣会社から紹介された仕事を断りたい(顔合わせ前)
  2. 顔合わせ後に辞退したい
  3. 契約を更新しない
  4. 契約途中だけど辞めたい
  5. 派遣登録を解除したい

【ケース1】派遣会社から紹介された仕事を断りたい(顔合わせ前)

「派遣会社から仕事を紹介してもらったけれども条件と合わない」「顔合わせを辞退したい」といった場合のメール例文です。

【例文】紹介された仕事を断るとき
件名:お仕事紹介の件

◯◯スタッフ株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。
派遣スタッフの◯◯(フルネーム)です。

この度は、お仕事のご紹介を頂きありがとうございます。

ご紹介頂いたお仕事ですが、今回は辞退させてください。

通勤時間が1時間半ほどかかることから、子どもの登園に付き添うのが難しくなるためです。(辞退の理由)

今回はご期待に添えず申し訳ございません。

引き続きお仕事のご紹介をよろしくお願い致します。

気の進まない仕事は「できるだけ早く」「ハッキリ」と断わりましょう。

断らずにいると、仕事を受ける方向で話が進んでしまう可能性もあるからです。

「せっかく探してくれたのに申しわけない」と思う気持ちもわかります。

しかし、顔合わせの日程が決まってから断ったり、無理をして働いた結果、途中で「やっぱりムリ」となって辞める方がよほど迷惑をかけてしまいます。

また、「断ると次の仕事を紹介してもらえなくなるのでは?」と心配になるかもしれませんが、合理的な理由をきちんと伝えれば、仕事はまた紹介してもらえます。

たとえば、「自宅から遠く通勤時間がかかりすぎる」「希望している条件と違う(具体的に)」といった感じです。

理由を伝えることで、担当者にあなたの譲れない条件を再確認してもらい、似たようなNG案件を紹介されないようにすることにもつながります。

ただし、手間をかけて求人を探してくれたことに対しては、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

【ケース2】顔合わせ後に辞退したい

「派遣先との顔合わせが済んだあとに辞退したい」という方向けメールの例文です。

【例文】顔合わせ後に辞退したいとき
件名:◯◯社辞退の件

◯◯スタッフ株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。
派遣スタッフの◯◯(フルネーム)です。

先ほど(先日)は顔合わせの機会を設けていただきありがとうございました。

大変申し上げにくいのですが、同時期に選考に進んでいた会社で内定を頂いたため、今回の◯◯社とのお話は辞退させていただきたく存じます。

ご迷惑をおかけして本当に申し訳ございません。

何卒よろしくお願い致します。

大前提として、顔合わせ後の辞退の連絡は、まずは1分でも早く、派遣会社の担当者に「電話」で連絡しましょう。

なぜなら派遣スタッフを雇いたい会社は、採用を急いでいるケースが多いからです。

また、顔合わせまで進んだ場合は採用される可能性が高いため、あなたが断れば派遣会社は代わりの人材を新たに探し直さなければなりません。

連絡が遅いほど採用が遅れるため、派遣先にも迷惑がかかります。

言いにくい話なので、できればメールだけで済ませたいという気持ちはわかります。

しかし、迷惑を最小限に抑えるためにはできるだけ早く電話で連絡をすることが重要です。担当者がつかまらなかったのみ、メールを送るようにしましょう。

【ケース3】契約を更新しない

「現在勤務中の派遣先は契約期間が満了したら終わりにしたい」という方向けメールの例文です。

【例文】契約を更新しないとき
件名:契約更新辞退の件

◯◯スタッフ株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。
派遣スタッフの◯◯(フルネーム)です。

現在、派遣させて頂いている◯◯様(派遣先の会社名)との契約更新の件でご連絡致しました。

大変申し訳ありませんが、契約の更新はしない方向でお願い致します。

お手数をおかけしますが、ご対応のほどよろしくお願い致します。

派遣契約の自動更新は禁止されています、そのため、更新時期になると、派遣会社の担当者から更新の意思があるかどうかの確認をされるのが一般的です。

参考:厚生労働省「労働者派遣契約」

しかし、契約期間が終了する1ヶ月前になっても派遣会社から連絡がない場合は、自分から連絡しましょう。

派遣会社が更新の確認を怠ったり、担当者が忙しすぎて確認を忘れたりすることもあり得るからです。

ただ、メールは見落とされたり、細かいニュアンスが伝わらないリスクもあるため、契約更新をしない旨は電話や面談で直接話すのがベストです。

メールは、どうしてもという場合の手段として利用しましょう。

そして、あなたが送信した「更新しない」というメールに対して派遣会社から返信がない場合は、必ず電話で連絡をしてください。

【ケース4】契約途中だけど辞めたい

「契約期間の途中(契約満了前)に辞めたい」という方向けメールの例文です。

【例文】契約途中で辞めたいとき
件名:契約終了のお願い

◯◯スタッフ株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。
派遣スタッフの◯◯(フルネーム)です。

この度は、契約終了のお願いでご連絡致しました。

私事で大変申し訳ございませんが、ここ数週間体調が悪く、円滑な仕事ができなくなってしまいました。

つきましては、今の職場を退職してしばらく休養させていただきたく存じます。

契約期間の途中での退職ということで、ご迷惑をおかけすることは重々承知しておりますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

契約期間中の退職は、基本的には避けるべきです。

なぜなら契約途中での退職は、派遣会社にも派遣先にも非常に迷惑がかかるからです。

派遣会社は派遣スタッフへの管理能力を問われて派遣先からの信頼を失いますし、派遣先は人手が足りなくなり、業務に支障が出る恐れもあります。

しかし法律上は、「やむを得ない事情がある場合」に限り、契約期間の途中であっても契約解除をすることは可能です。

ですから、契約途中で退職を申し出る際は、「申し訳ない」という気持ちを前面に出し、低姿勢に徹しましょう。

退職理由には、

  • 職場の人間関係がツライ
  • 事前に聞いていた契約内容と違う
  • 本人・家族の体調不良
  • 急な引っ越し

などがあります。「人間関係」や「契約内容」が理由であれば、状況を改善するといった理由で引き止められることも多いです。

一方、「本人・家族の体調不良」「急な引っ越し」といったどうにもならない理由であれば、受け入れてもらえる可能性が高いです。

とはいえ、嘘の理由をつくことは避けるべきです。嘘がバレた場合、同じ派遣会社から仕事を紹介してもらうことはできなくなります。

一番良いのはメールではなく、電話や対面で直接話をすることです。

あなたが上記のメールを送った際に、派遣会社の担当者から電話がかかってきたり、一度会ってお話しましょうと言われた場合は、スルーすることなくきちんと応じましょう。

【ケース5】派遣登録を解除したい

「派遣会社の登録を解除したい」「今後はこの派遣会社を利用しない」という方向けの、登録解除のメール例文です。

【例文】派遣登録を解除するとき
件名:登録解除のお願い

◯◯スタッフ株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。
派遣スタッフの◯◯(フルネーム)です。

正社員での就職が決まったため、誠に申し訳ございませんが本日付けで派遣登録を解除させていただきます。

短い間でしたが大変お世話になり、ありがとうございました。

お手数をおかけしますが、ご対応のほどよろしくお願い致します。

登録解除は面倒なのでフェイドアウトしようと考える人もいるかもしれませんが、きちんと解除する旨を伝えることをおすすめします。

登録を解除をしないと、お仕事紹介や状況確認の電話やメールがしばらくの間はくるからです。

受信メールや着信にイライラしないためにも、登録解除のメールを入れましょう。

例文には「辞める理由」を入れていますが、登録解除の理由を必ずしも伝える必要はありませんし、正直な理由を言う必要もありません。

「派遣会社の対応に不満があって、もう利用したくない」といった理由であれば、あえて理由には触れず、以下の文言で十分です。

「誠に申し訳ございませんが、本日付けで派遣登録を解除させていただきます。」

欠勤の連絡をメールやSNSでするのはNG

体調不良で出勤できないとき、「サクッとメールやLINEで連絡して休みたい」と思う人も多いと思います。

しかし、欠勤連絡をメールやSNSで行うのはやめましょう。

メールは、一方通行になる可能性があるからです。

とくに朝はバタバタしているため、あなたが送ったメールをすぐに見てもらえるとは限りません。

確認されないまま就業時間が過ぎれば、「寝坊?」「無断欠勤?」「もしかして辞めた?」などと疑われる恐れもあります。

また、休むことは少なからず職場に迷惑をかけることなので、「休みます」ではなく「休みを頂いてもいいですか?」というスタンスでいるべきです。

休む際は、一方的なメールでの連絡ではなく、電話で了承を得るようにしましょう。

ただし、喉が痛くて声が出ないなど、どうしても電話ができない場合は下記のテンプレを活用し、メール連絡をしてください。

なお派遣社員の場合、欠勤の連絡は「派遣会社(派遣元)」と「派遣先(実際に勤務している会社)」の両方にする必要があります。

連絡する順番は、『1.派遣先→2.派遣会社』です。

派遣先は直属の上司、派遣会社は担当者に連絡しましょう。

【例文】派遣先企業への欠勤連絡
件名:勤怠連絡

◯◯課長

おはようございます。
◯◯(派遣会社名)から派遣されている◯◯(フルネーム)です。

大変申し訳ありませんが、昨晩から熱が下がらないため(休む理由)、本日はお休みさせて頂いてもよろしいでしょうか。

派遣会社には連絡しておきます。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。

【例文】派遣会社への欠勤連絡
件名:勤怠連絡

◯◯スタッフ株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。
派遣スタッフの◯◯(フルネーム)です。

大変申し訳ありませんが、昨晩から熱が下がらないので(休む理由)、本日はお休みさせて頂く旨を派遣先の◯◯部長(派遣先の上司)へ連絡致しました。

ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願い致します。

まとめ

短い文章で済ませられるLINE(ライン)と違い、メールは書き方のマナーやルールがわからないと悩む人も少なくありません。

敬語の使い方も難しいですよね。

しかし、今回ご紹介したテンプレを利用すれば、派遣会社とのやりとりはほとんど乗り切れます。

困ったときには、ぜひコピペして活用してださいね。


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