【見本付き】電話のかけ方や名乗り方は?派遣会社との電話対応マナー

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「LINE(ライン)やメールは気軽にできるけど電話は苦手」という人は多いと思います。

ましてや派遣会社への電話となると、

  • 私の話し方、マナー的に大丈夫かな
  • こんなときはどんな風に電話すればいいんだろう

と心配になることも多いのではないでしょうか。

結論から言うと、派遣会社への電話はテンプレ通りの挨拶さえできれば怖くありません。

あとは、電話を切る際に「それでは失礼致します」と丁寧に締めくくればOKです。

当記事では、派遣会社へ電話する際の名乗り方から電話のかけ方、基本マナーまでをケース別に「見本付き」で解説していきます。

見本をマネするだけで派遣会社との電話がスムーズにできるようになっていますので、ぜひご活用くださいね。

派遣会社への基本の電話のかけ方

まずは、派遣会社へ問い合わせする際の基本的な電話のかけ方を見ていきましょう。

派遣会社への名乗り方

派遣会社に連絡や問い合わせがあって電話する際は、最初に「スタッフ番号(登録番号)と名前」を言います。

派遣会社には、派遣スタッフ以外にも、派遣先企業や業者さん、登録会の申し込みなどさまざまな電話が来ることから、まずはあなたが誰なのかを伝える必要があるためです。

電話を受けた人がスタッフ番号を派遣会社の端末に入力すればあなたの情報がわかるので、その後の要件も伝わりやすくなります。

派遣会社へのあいさつは「お世話になっております」が一般的

電話をする際、社内の人には「お疲れさまです」、社外の人には「お世話になっております」と言いますよね。

しかし、

派遣スタッフと派遣会社の人は同僚ではないし、かといって客先でもない…どちらを使うのが正解?

と迷う人も多いと思います。

結論を言えば、派遣会社に電話する際のあいさつは「お世話になっております」が一般的です。

「お疲れさまです」でもマナー違反ではありませんが、派遣スタッフは派遣会社のなかで働いているわけではないので、同僚へのあいさつよりは改まった「お世話になっております」の方が適しています。

ただし、担当者と親しかったり、派遣会社を通じて何度もお仕事紹介を受けている場合、「お世話になっております」ではよそよそしく感じるかもしれません。

そんなときは、朝であれば「おはようございます」、日中なら「こんにちは」といった通常の挨拶で問題ありません。

大切なのは、ハッキリと挨拶して、派遣会社側が気持ちよく聞き取れることです。

【ケース別】派遣会社への電話のかけ方具体例

では実際に、ケース別の電話のかけ方を具体例をあげながら紹介していきます。

ポイントは最初に要件をわかりやすく伝えること。

「何を目的で電話をしてきたのか?」がわからないと、受けた側がすぐに対応できず、取り次ぎに時間がかかったり手間をかけさせたりしてしまうからですね。

求人エントリー(応募)の際の電話のかけ方

【見本】求人エントリー(応募)の際の電話のかけ方
お世話になっております。
派遣スタッフの◯◯(フルネーム)と申します。

スタッフ番号は△△△△です。
応募させて頂きたい求人がありご連絡致しました。

求人番号は□□□□です。

初めにあいさつをして「名前」と「スタッフ番号」を言い、「求人にエントリーしたい」という用件を言います。

そして、必ず伝えたいのが「求人番号」です。

派遣会社は常に何千件、何万件の求人を扱っており、情報は毎日更新されています。

「先日掲載されていた一般事務に応募したいのですが…」などと言われても、派遣会社はどの求人か判断がつきません。

求人番号は、案件の上部に書かれていることが多いので、すぐに伝えられるようにメモしておきましょう。

電話エントリーがおすすめのケース

求人への応募はWEBエントリーが主流ですが、逃したくない案件を見つけた場合は、担当者にあなたの意欲が直接伝えられる電話エントリーがおすすめです。

※参考⇒派遣会社の求人は複数エントリー(応募)してもOK?エントリー後の流れと効率的な進め方

営業担当者の留守電を聞いて折り返すときのかけ方

派遣会社からの留守電メッセージ入っていた場合、「折り返しお電話ください」でも「またお電話します」でも、電話を受けた方から折り返すのがマナーです。

この章では、「派遣会社に折り返し電話する場合」と「担当者に直接折り返す場合」の2パターンに分けて、電話のかけ方を説明していきます。

派遣会社に折り返し電話する場合

【見本】派遣会社に折り返し電話する場合
お世話になっております。
派遣スタッフの◯◯(フルネーム)と申します。

スタッフ番号は△△△△です。

□時頃に◇◇さまよりお電話を頂いていたようなので折り返させて頂きました。

派遣会社に折り返し電話をして担当者に取り次いでもらう際は、「誰から電話があったのか」を伝えましょう。

派遣会社には多くの営業担当者やコーディネーターがいるため、「先ほど電話を頂いたようなのですが…」だけでは、電話口に出た人が誰に取り次いで良いかわからないからです。

担当者に直接折り返す場合

次に、担当者の携帯などに直接折り返す際のかけ方、または担当者が電話に出たときの応対の仕方です。

【見本】担当者に直接折り返す場合
お世話になっております。
派遣スタッフの◯◯(フルネーム)と申します。

先ほどは電話に出られず失礼致しました。

留守電にメッセージを頂いていましたのでご連絡させて頂きました。

電話に出られなかったことへのお詫びと、留守電が入っていたので折り返したということを伝えてください。

また、営業担当者からの電話は「求人紹介」のケースも多いので、ペンやメモ帳、スケジュール確認ができるものを準備しておくと良いですね。

仕事を休む際の電話のかけ方

仕事を休む際は、あなたが実際に働く派遣先企業にはもちろん、派遣会社にも必ず連絡をします。

派遣会社はあなたの雇用主なので、勤怠状況を把握する必要があるからです。

電話する順番は、「1.派遣先企業」→「2.派遣会社」です。

それぞれの電話のかけ方を説明していきます。

派遣先企業への電話

【見本】派遣先企業への電話
おはようございます。
△△(派遣会社名)から派遣されている◯◯(フルネーム)と申します。

昨晩から熱が下がらないので(休む理由)、本日はお休みしてもよろしいでしょうか。

派遣会社には連絡しておきます。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

企業によっては、複数の派遣会社から派遣スタッフを受け入れていることがあります。

そのため、まずはあなたが「どこの派遣会社」から派遣された「誰」なのかを明らかにします。

会社の規模が大きい場合は、「△△(派遣会社名)から派遣されている□□部◇◇課の◯◯(フルネーム)と申します。」と所属部署まで伝えると良いですね。

連絡は直属の上司宛てにしますが、出社していない場合は伝言をお願いしてもOKです。

連絡は始業開始15分前までを目途に。始業時間が過ぎてからの連絡は、寝坊やバックレを疑われたり、「何かあったのでは?」と心配をかけてしまうためです。

また、「休みます」ではなく「お休みしても良いか?」と許可をもらう言い方の方が好印象です。

派遣会社への電話

【見本】派遣会社への電話
おはようございます。
A社に派遣している◯◯(フルネーム)と申します。

スタッフ番号は△△△△です。

昨晩から熱が下がらないので(休む理由)、本日はお休みさせて頂く旨、派遣先の□□部長(派遣先の上司)に連絡しました。

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

派遣会社に電話する目的は、休みの許可をもらうことではなく「報告」です。

すでに「派遣先企業に連絡して休みをもらう許可をもらった」ということを簡潔に報告してください。

派遣会社は派遣スタッフの勤怠状況を把握しておく必要があるので、「両方に電話するのは面倒だから派遣先だけでいいや」という考えはNGです。

派遣登録は電話よりWEB登録・来社登録がメイン

派遣登録は「WEB登録をしたのち、登録会へ参加(来社登録)する」のがメインです。

注意ポイント

WEBのみで登録完了となる派遣会社もありますが、お仕事紹介の際は来社が必要となるケースがほとんどです。

※参考⇒ 来社不要!ネットだけでWEB本登録が安全にできるおすすめの人材派遣会社

登録者自身にWEB上で入力してもらうことで、派遣会社が情報入力をする手間が省け、さらに登録情報の管理がしやすくなるためです。

また、WEBで詳細情報を入力することで

  • 履歴書や職務経歴書がいらない
  • 登録会の所要時間が短縮される

と登録者側にもメリットがあります。

「電話登録可能」のほとんどは仮登録ができるだけ

「電話登録可能」としている派遣会社もありますが、多くの場合「電話登録=仮登録or登録会予約」を意味しています。

つまり、電話では仮登録のみを行い、結局はWEBから詳細情報を入力しなければいけなかったり、電話でできるのは登録会予約のみというケースがほとんど。

WEB入力も登録会への参加もせずに、電話1本で登録が完了する派遣会社はないと思ってください。

電話登録は、

  • ネット環境のない人が登録会の申し込みをする
  • 登録の前に質問したいことがある

といった場合に利用するには良いですが、それ以外の方は二度手間になるため初めからWEB登録することをおすすめします。

パソナとマンパワーは「電話面談」ができる

WEB登録は必要ですが、登録会へ参加しなくても「電話面談」で派遣登録できるのが、パソナマンパワーです。(※マンパワーは東京・神奈川・埼玉・千葉に限る)

事前に下記を行えば、30分程度の電話面談でお仕事紹介が可能となります。

【電話面談前に行うこと】

  • 個人情報・職歴・スキルのWEB登録
  • 本人確認書類をパソコンやスマホからアップロード
  • 解説動画の視聴
  • 自宅で適性検査とスキルチェックの受講(マンパワーの場合)

「登録はできてもお仕事紹介を受ける際には来社が必要」という派遣会社が多いなか、パソナマンパワーは、来社なしで派遣の仕事が始められる希少な2社です。

「平日は仕事をしている」「登録会場が遠い」など、登録会への参加が難しい方にオススメです。

派遣会社に電話しても良い時間帯や曜日

平日の日中は仕事をしているので、派遣会社への電話は夜や土日にしたいと思う人もいると思います。

結論から言えば、派遣会社への電話は「営業時間内」であれば夜でも土日でも問題ありません。

最近は平日の日中に働いている人でも利用しやすいよう「夜8時まで」「土曜は通常営業」といった派遣会社もあるからです。

ただし、担当者の名刺に書いてある携帯番号に土日や早朝、夜間に電話するのはマナー違反です。

自分自身に置き換えてみても、休みの日や帰宅後に仕事の電話が入るのは嫌ですよね?

携帯に電話をしても良いのは、基本的には平日の営業時間内、また、担当者から「何時でも良いので携帯にご連絡ください」といった留守電が入っていた場合のみと心得ておきましょう。

派遣会社の営業担当者から折り返しの電話がこない理由

派遣会社に用があって電話したのに、担当者が不在で折り返しの電話もなかなか来ない。

という経験がある人も多いと思います。

折り返しの電話が来ない理由の一つが、営業担当者の忙しさにあります。

派遣会社の営業担当者は、一人で50~100人ほどの派遣スタッフを担当しており、日々求人案件のメールを送り、電話をし、交渉を行っています。

ほかにも、営業担当者には下記のようなさまざまな業務があります。

  1. 新規の派遣先企業の開拓
  2. 既存の派遣先企業との交渉
  3. 派遣スタッフと企業の顔合わせへの同行
  4. 既存スタッフのフォロー(派遣先に様子を見に行くなど)
  5. 各種問い合わせへの対応

緊急性の高い業務も多いことから、折り返しの電話が後回しになっているケースがあります。

また、「折り返しの電話がいつも夜遅くに来る」というのは、営業担当者が日中外回りをしていて、帰社後に折り返しの電話をするためですね。

急ぎの用件や折り返しの電話がなかなか来ない場合は、自分から再度連絡し、つながらない場合は「至急連絡がほしい」と伝言してもらいましょう。

電話がつながらない場合はメールを送ってもOK

  • 何度電話しても担当者から連絡が来ない
  • 折り返し電話をしたら担当者が不在だった

このような場合は、「お電話が繋がりませんでしたのでメールにして失礼致します。」と添え、用件をメールしましょう。

基本的に頂いた電話には電話で返すのがマナーですが、電話をしても連絡がつかない場合はメールで用件を伝えても問題ありません。

まとめ

電話が苦手な人も多いと思いますが、「エントリー」「問い合わせ」「頂いた電話への折り返し」「休む際の連絡」など、派遣の仕事をしていくうえで電話をするケースは少なくありません。

ただ、派遣会社への電話は、

  1. 最初に名前と登録番号を言う
  2. 用件を簡潔に伝える

といった基本を押さえ、感じの良い話し方を心がければ十分。あとは慣れです。

肩の力を抜いて挑戦してみてくださいね。


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