派遣の引き継ぎは面倒だからしたくない?派遣社員がスムーズに業務を引き継ぎするコツ

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あなたの退職後、仕事が滞ったり後任者に迷惑をかけたりしないために、引き継ぎ作業はとても重要です。

しかし…

  • 引き継ぎって面倒
  • 一刻も早く辞めたい
  • 何からすればいいのかわからない

と思う人も多いでしょう。

そこで当記事では、

  • 派遣社員の「引き継ぎで大変だったこと」をアンケート調査で明確化
  • 調査でわかった「大変な引き継ぎ」をスムーズに進めるコツの解説
  • 引き継ぎが終わらないときの対処法

といった手順で引き継ぎ問題の解決方法をまとめてみました。

この記事を読めば、引き継ぎの手順や優先すべきことが分かり、後任者にスムーズに引き継ぐコツがつかめますよ。

ぜひ、参考にしてみてくださいね。

派遣の引き継ぎで大変だったことワースト5

まずは、引き継ぎをする上で「何が大変だったのか?」を知るため、派遣社員60名にアンケート調査を実施しました。

結論から言うと、「引き継ぎ期間が短い」と回答した人がダントツ1位の結果となりました。

派遣の引き継ぎで大変だったことアンケート

【第1位】引き継ぎ期間が短い

引き継ぎ期間が短くて大変だったと回答した人が、60名中24名と、全体の40%を占めました。

辞めるまでの期間が短いうえに引き継ぎする内容が多くて、「バタバタして忙しかった」「十分な引き継ぎができなかった」との声が多く聞かれました。

また、「引き継ぎの途中で後任者が辞めてしまい、新しい人が入ってきた時点で残り4日しかなかった」という人や、「後任者がちょくちょく欠勤するのでなかなか進まなかった」という人もいました。

引き継ぎ期間が短いことで日々が忙しくなる問題だけでなく、「終わらなかったらどうしよう」という精神的なプレッシャーを強く感じている人も多かったですね。

【第2位】引継書の作成がめんどう

引継書の作成がめんどうで大変だったと回答した人が、全体の20%いました。

引継書を作った理由は…

  • 会社にマニュアルがなかったから
  • 引き継ぎをスムーズに行うため
  • 自分がいなくなったあと、後任者が困らないように
  • 引き継ぎ期間が短く、口頭で説明する時間がなかったため

のようにさまざまですが、引き継ぎをしやすくしたり後任者が理解しやすいように「自ら作成した」という人がほとんどでした。

なかには、残業や持ち帰りをして作ったという責任感の強い人もいましたよ。

一方で、上司に「引き継ぎをするついでに引継書も作っておいて」と言われ、しぶしぶ作成した人もいました。

引継書は、引き継ぎをスムーズに行うために欠かせないものですが、その引継書を作成すること自体が「手間も時間もかかって面倒」と感じているようですね。

【第3位】後任者にヤル気がない/態度が悪い

後任者にヤル気がない、または態度が悪くて大変だったと答えた人が、全体の13%にのぼりました。

  • メモをとらない
  • 返事をしない
  • 質問をしない

のように説明しても反応がないため、「理解しているのか、いないのか判断できない」といった声が聞かれました。

また、「素直でない」「敬語を使わない」「私がここまでする必要がありますか?と言う」といった態度の悪い後任者もおり、教えにくいと感じている人もいました。

「しっかり引き継ぎを受けないとあとで困るのは後任者本人なのに…」と心配になってしまいますね。

【第4位】後任者のスキルが低い

  • パソコンスキルが足りない
  • 一般常識がない
  • 業界が未経験
  • 派遣自体が初めて

のように、後任者のスキルが低いことに苦労したと答えた人が、全体の11%を占めました。

ただでさえ引き継ぎ事項が多いのに、エクセルの使い方や業界の基礎知識、派遣の仕組みや立場など、引き継ぎ以前のことをイチから教えなければならないことに「モヤモヤした」「大変だった」という声が聞かれました。

こういったケースは、派遣スタッフと派遣先企業が求めるスキルのミスマッチが原因と考えられますね。

また、企業の上層部が現場で必要とするスキルを把握していないケースもあります。

【第5位】後任者の仕事の覚えが悪い

後任者がなかなか仕事を覚えてくれないことに苦労したと回答した人が全体の10%いました。

何度も同じことを教えなければならないことにイライラしたり、わからないまま適当に処理する人に困ったという意見、また、後任者がマイペースすぎて引き継ぎが進まないという声もありました。

何度も同じことを聞く人には、「事前に引継書に目を通して予習してもらう」「メモを取ってもらう」などの工夫が必要です。

その他の意見

その他、以下のような回答もありました。

  • 引き継ぎと会社の繁忙期が重なって目が回るほど忙しかった
  • 自分の通常業務と並行して行うのが大変だった
  • 自分より年上だったので教えづらかった

また、「数ヶ月に1回しか行わない業務は実践で教えることができないため、口頭で伝えるのが難しかった」という意見や、「自分なりのやり方や感覚で行っている業務を形式的に説明するのが難しかった」という意見もありました。

引き継ぎ期間や後任者を決めるのは上司なので、「なかなか自分の思うように進まない」と苦労している人が多いことがわかります。

派遣の引き継ぎ期間で最も多いのは「1ヶ月」

引き継ぎで大変だったことに関するアンケートでは、「派遣期間が短い」が第1位でした。

そこで、実際どれくらい引き継ぎ期間があったかについて聞いてみたところ、最も多かったのが60名中17名で「1ヶ月」でした。

派遣の引き継ぎ期間

引き継ぎは1ヶ月では足りない

1ヶ月と聞くと、引き継ぎ期間としては十分にも思われますが、さまざまな理由から
「1ヶ月あっても足りなかった」と感じている人が大半でした。

【口コミ1】
後任者が産休明けをいいことに時短労働や検診とかで休みたい放題で、1ヶ月あるにもかかわらず全部を引き継げなかった。
【口コミ2】
教えることがかなり多く、教えるのも苦手で、すんなりとはいかなかった。
【口コミ3】
「自分でできることは何でもする」といった漠然とした仕事内容だったので、1ヶ月かかっても全て引き継ぐことができなかった。

引き継ぎ期間5日以内が全体の18%

引き継ぎする側にとっては十分な期間ではないものの、全体の63%は2週間以上の引き継ぎ期間があったことから、多くの企業は、常識的な引き継ぎ期間を設けていることがわかります。

しかし、注目すべきは全体の18%にあたる11人が、引き継ぎ期間が5日以内だったという回答です。

1日…3人
2日…1人
3日…3人
4日…1人
5日…3人

なんと、引き継ぎが1日しかなかった人が3人もいました。

【口コミ1】
伝えきれない前提で事細かに引継書を作ることになり、その作業量が膨大で手間だった。
【口コミ2】
その日に起きた業務しか実際に一緒にできなかった。他の業務はすべて書類を縮小コピーして引継ぎノートにまとめ、わからないことがあればいつでも連絡してもらう、ということで何とか乗り切りました。

引き継ぎ期間が1日しかなかった3名は、引継書を作ってなんとかしのいだと回答しました。

時間が足りなくて引き継ぎが終わらないときの対処法4つ

  • 引き継ぎ期間が短すぎる
  • 教えることが多すぎて引き継ぎが全部終わりそうにない

こんな場合の対処法を紹介していきます。

1.優先順位をつけて最低限必要なことを教える

引き継ぎ期間が少ない場合は、仕事に優先順位をつけて最低限必要なことを教えましょう。

引き継ぎ事項のなかには、

  • 絶対に知っておかないと本人が困るもの
  • 知らなくてもどうにかなるもの

があるからです。

たとえば、電話応対やお茶当番の方法は、ほかの人でも教えることができますし、「このやり方でなければ業務に支障が出る」というものでもありません。

一方、あなた一人が仕事内容を把握している業務、あなた一人で行っている業務は、最優先で引き継ぎをした方が良いです。

とりあえず目についたものや、引き継ぎしやすいものから始めると、重要な部分が終わらないまま期限がきてしまう可能性があるため注意が必要です。

時間がない場合は、「これだけは外せない」という重要ポイントから引き継ぎましょう。

2.引継書(マニュアル)を作成する

「ただでさえ時間がないのに引継書を作る余裕なんてない」という声が聞こえてきそうですが、時間がないからこそ、引継書は作成した方が良いです。

最悪、引き継ぎが終わらなかったとしても、文章やデータでマニュアルを残しておけば、後任者はなんとかなるからです。

一度説明したことを何度も聞いてくる後任者に、

「それ、この間も説明したよね」

とイライラする人もいるかもしれませんが、何もわからない状態で説明を受けても理解できないため、何度も同じ質問をするのは、ある程度仕方のないことです。

引継書があれば、後任者は自分で学んだり復習したりできますし、実際に仕事を始めてから改めて引継書を見ることで、「あの説明はこういう意味だったんだ」と理解できることもあります。

引継書作成による後任者のメリット
・引き継ぎが完全に終わらなくても引継書を見ればなんとかなる
・わからないことがあったら復習できる
引継書作成による引き継ぎする側のメリット
・引き継ぎ事項に抜け漏れがおこりにくい
・後任者の理解が深まるので引き継ぎがラクになる
・口頭で説明する手間が省ける
・何度も同じ質問をされない
・引き継ぎが完全に終わらなくてもなんとかなる
・退職後に質問メールや電話がくることがない

こうして見ると、引継書は引き継ぎをする側に多くのメリットがあることがわかりますね。

引き継ぎ期間が短い方は、ぜひ引継書を作ってみてください。

3.ほかに相談できる人や調べる方法を教える

引き継ぎが終わりそうにない場合は、自分が退職したあとに相談できる人や調べる方法を教えてあげましょう。

「◯◯については△△部の□□さん」といった具合に、”わからなくなりそうなこと”を想定して一覧を作ってあげると親切です。

あなた一人で担当している業務が多い場合は、周囲の何人かに少しずつ振り分け、何かあったらフォローしてもらえるようお願いしておくのも一案です。

また、たとえば経理事務なら、書類の手続き方法を直接税務署に問い合わせることもできます。

IT業界のような専門性が高い仕事であれば、その業界に精通した信頼性の高いサイトや詳しい用語解説があるサイトを教えるのもおすすめです。

わからないことが出てきた場合に、自分で聞いたり調べたりできる環境を整えてあげると良いでしょう。

4.自分の連絡先を教える

「何かわからないことがあったら連絡してね」と自分の連絡先を教える方法があります。

後任者が来てから退職までの期間が極端に短く、ほとんど引き継ぎができない場合の最終手段となります。

ただ、連絡先を教えたとしても、実際にメールや電話をしてくる人はあまりいません。

大抵は「辞めた人に電話なんかしたら迷惑がられるかも」と遠慮するからです。

なかには、誰にも聞けずどうにもならなくて連絡してくる人もいますが、それでも数回程度です。

引き継ぎが十分にできなかった場合は、後任者の不安を少しでも取り除くために連絡先を教えてあげると親切です。

派遣の引継書(マニュアル)作成は義務ではない

前章では引継書(マニュアル)の重要性について触れましたが、引継書の作成は決して義務ではありません。

”退職する際に引継書を作成しなければならない”という法的な定めはないためです。

  • 自分が入社したときは引継書なんかなかった
  • 他の人に聞いたり調べたりして何とか仕事を覚えた

実際、上記のような方も多いことでしょう。

そのため、上司から「後任者のために引継書を作ってあげて」と言われても、

「自分はそんなものを作ってもらってないし、作る義務もない。派遣なのにそこまでする必要ある?」

と思ってしまう人もいるでしょう。

しかし、引継書は後任者だけでなく、引き継ぐ側であるあなたにもメリットがあります。

  1. 何度も同じ質問をされない
  2. 後任者の理解が深まるので引き継ぎがラクになる
  3. 引き継ぎが完全に終わらなくてもなんとかなる
  4. 退職後に質問メールや電話がくることがない

一見面倒に思える引継書の作成ですが、結果的にはあなた自身の引き継ぎの負担を減らすことができます。

引継書があれば後任者も安心できるため、とても感謝されますよ。

決して義務ではありませんが、可能なのであれば、「あなた自身のため」にも「後任者のため」にも作成することはおすすめです。

引継書に記載した方が良いこと

業種、職種、部署、担当業務によってさまざまですが、引継書に記載した方が良いことの例を紹介します。

  • 毎日の仕事の流れ
  • 月ごとの仕事の流れ
  • 年間を通しての仕事の流れ
  • 日常業務の詳細
  • 書類の作成方法や注意点
  • 担当業務の進め方(業務の流れ)
  • パソコン、ソフト、コピー機、その他備品の使い方
  • 庶務のやり方(備品発注、来客応対、電話応対、郵便物の仕分け、お茶当番、掃除など)
  • やりとりがあるお客さんや社内関係者のリスト

引継書には、あなたが新人だった頃に「何がわからなかったか」「どんなことに困ったか」を思い出し、丁寧すぎるぐらい細かく記載してください。

あなたが普段何気なく行っている仕事も、後任者にとっては当たり前にできる仕事ではないからです。

また、数ヶ月に1回しか行わない業務やイレギュラーな業務は、引き継ぎを忘れがちなので、抜けもれなく記載しましょう。

派遣の引き継ぎがスムーズに進む4つのポイント

1.一度にたくさんのことを教えない

引き継ぎ期間が短いと、「期間内に全部引き継がなければ」と焦ってしまいますが、一度にたくさんのことを教えるのはNGです。

全く何もわからない状態の人にたくさんのことを教えても、理解が追いつかず、頭に残らないためです。

それどころか、「あれもこれも」と畳み掛けるように引き継ぎされるとパニックになり、最悪の場合、「私には無理」と辞めてしまう可能性もあります。

あなたと同じように、後任者も短期間で仕事を覚えなければならないことにプレッシャーを感じています。また、慣れない職場で緊張もしています。

すべて教えるのが無理なら、引き継ぎは重要なことだけに絞り、あとは引継書に残しておく方法もあります。

よほど飲み込みの良い人以外には、一度にすべて教えることは避けましょう。

2.メモをとってもらう

引継書がない場合はもちろん、引継書がある場合でも、後任者にはメモを取ることを勧めましょう。

メモには、下記のような効果があるためです。

  • 手を動かすと記憶に残りやすくなる
  • 後から見直しや復習ができる
  • メモを取ることで「何が重要か」に気づける

本来、メモは言われなくても自らとるものですが、社会経験の少ない人のなかにはメモをとる習慣がない人もいます。

さりげなく「ここは重要なのでメモをしておいてください」と促してあげると良いですね。

3.実務を一緒に行う

引き継ぎ期間に多少余裕がある場合は、実務を一緒にやってみることをおすすめします。

ただ説明を聞いているだけでは右から左に流れてしまうことも、実際に手を動かすことで記憶に残りやすくなるためです。

たとえば、2週間の引き継ぎ期間なら、最初の1週間は口頭での説明、残りの1週間は後任者がメインで行い、できない部分をフォローするという形を取ると良いですね。

簡単な作業やルーティンワークであれば、初めから一人でやってもらっても良いでしょう。

4.後任者と良い関係を築く

引き継ぎをスムーズに進めるためには、後任者と良い関係を築くことも重要です。

うまくコミュニケーションが取れていると教えるのもスムーズですし、後任者も気軽にわからないことを質問できるからです。

後任者は慣れない職場で萎縮し、本来の力を発揮できないこともあるので、ランチに誘って親睦をはかり、緊張をほぐしてあげるのも良いでしょう。

引き継ぎ事項が多く息が詰まるようであれば、お茶休憩に誘うのもおすすめです。

有給休暇は引き継ぎ期間とのバランスを考えて取る

「有給休暇は退職前に消化しないともったいない」

と考える人も多いと思いますが、有給休暇は後任者の引き継ぎ期間とのバランスを考えて取りましょう。

たとえば、引き継ぎ期間が2週間なのに、1週間の有給休暇を取ってしまえば、引き継ぎが間に合わず、後任者や会社に迷惑をかけてしまうからです。

できれば、後任者が来る前から計画的に取るのがおすすめですが、引き継ぎ途中で取得したい場合は、後任者がある程度仕事を覚えたあとなど、様子を見ながら取りましょう。

ただ、派遣会社が変わらず、次の仕事までの待機期間が1ヶ月以内であれば、有給休暇は次の会社に引き継げます。

※待機期間:派遣登録はしているが、企業への派遣をされていない期間

バタバタしている時期に無理に取得せず、次の職場でゆっくり取得するのもおすすめです。

※参考⇒派遣社員は有給休暇を取れるのか?取得条件・付与日数・申請方法まとめ

まとめ

「派遣期間が短い」「後任者がなかなか仕事を覚えてくれない」など、引き継ぎには苦労がつきものですが、

  • 引き継ぎ事項に優先順位をつける
  • 引継書をつくる
  • 自分で聞いたり調べたりするやり方を教える

といった方法で、なんとか乗り切りましょう。

数ヶ月~数年かけてあなたが覚えた仕事を短期間で完璧に引き継ぐことは無理ですが、できる範囲で、でも可能な限りしっかりと引き継いであげると、後任者も安心できます。

スッキリとした気持ちで退職できるといいですね。


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